RULES AND REGULATION

TRAIL MATES RACE 2026

I. GAMBARAN UMUM

1. Peserta WAJIB membaca dan memahami aturan dan regulasi lomba secara seksama sebelum mengikuti lomba.

2. Peserta WAJIB memeriksa kesehatannya pada dokter sebelum mengikuti lomba Trail Mates Race 2026. Bersifat wajib untuk setiap kategori yang diperlombakan.

3. Syarat dan Ketentuan serta Peraturan Lomba dibuat untuk menciptakan dan mengarahkan lomba dalam skala yang besar, memastikan keselamatan seluruh peserta dan pemangku kepentingan.

4. Segala biaya pendaftaran tidak dapat dikembalikan (non-refundable).

5. Penyelenggara berhak untuk MENOLAK pendaftaran siapapun yang memberikan keterangan yang tidak benar dan tidak melakukan pembayaran sebagaimana mestinya atau gagal memenuhi persyaratan lomba.

6. Informasi resmi Trail Mates Race 2026 hanya disampaikan melalui website resmi www.trail-mates.com, akun media sosial Instagram @trailmatesrace dan email resmi cs@trail-mates.com informasi diluar saluran resmi tidak dianggap sah dan tidak dapat dijadikan keberatan

II. PENDAFTARAN

1.  Pendaftaran dilakukan melalui website www.trail-mates.com dan akan mendapatkan tanda terima pembayaran (invoice) secara digital yang akan dikirim ke masing-masing alamat e-mail peserta.

2.  Jika peserta tidak menerima tanda terima 1 (satu) hari setelah pendaftaran dan pembayaran dapat menghubungi penyelenggara  melalui Direct Message (DM) di akun instagram resmi @TRAILMATESRACE / kirim email ke : CS@trail-mates.com

3.  Peserta wajib mengisi seluruh data pendaftaran dengan informasi yang benar dan akurat. Partisipasi Peserta dapat dibatalkan jika informasi yang diberikan kepada penyelenggara tidak akurat. Informasi yang salah juga akan berakibat pembatalan hasil lomba dan pemberian hadiah.

4.  Peserta yang telah membayar dan terdaftar sebagai peserta lomba WAJIB mengambil paket lomba (Race Pack Collection) pada tempat dan waktu yang telah ditentukan oleh penyelenggara. Waktu dan tempat pengambilan paket lomba akan diumumkan melalui email blast ke akun peserta / informasi sosial media (Instagram) Official Akun.

5.  Pengambilan Paket Lomba (Racepack Collection), Peserta WAJIB menyerahkan dan/atau menunjukkan :

• Dokumen asli atau fotokopi identitas pribadi peserta, seperti KTP/Paspor/SIM/Kartu Mahasiswa/Pelajar

• Menunjukkan bukti konfirmasi hasil pembayaran/invoice pembayaran) yang diterima oleh peserta melalui email, baik dalam bentuk cetak atau digital.

• Peserta menyerahkan dokumen (asli) surat pernyataan/Waiver and Release of Liability yang telah ditandatangani oleh Peserta. Format Surat Pernyataan (Waiver) dapat di download pada website resmi www.trail-mates.com atau dengan mengklik link berikut [ada tombol link menuju download dokumen]

• Membawa dan menunjukkan Mandatory Gears masing-masing Peserta yang telah ditentukan oleh Penyelenggara ke hadapan checker committee yang bertugas di Racepack Collection. Informasi Mandatory Gears akan diinformasikan melalui Sosial Media Instagram resmi/Website ; @TRAILMATES / @TRAILMATESRACE / www.trail-mates.com.

• Melampirkan surat keterangan yang menyatakan layak/sehat untuk mengikuti lomba/event lari lintas alam Trail Mates Race 2026 yang ditandatangani oleh Dokter paling lama H-7 pelaksanaan kegiatan. Bersifat WAJIB untuk semua peserta di semua kategori jarak lomba.

6. Pengambilan paket lomba (Race Pack Collection) hanya dilakukan pada waktu dan tempat yang telah ditentukan oleh penyelenggara. Panitia TIDAK MELAYANI pengambilan paket lomba (racepack) diluar waktu dan tempat yang tidak ditentukan Penyelenggara.

7. Saat hari Perlombaan Penyelenggara hanya menanggung biaya retribusi masuk ke kawasan Tahura Sultan Adam Mandiangin bagi Peserta yang telah terdaftar mengikuti lomba dengan memperlihatkan Nomor bib ke petugas penjaga gerbang, untuk biaya parkir kendaraan Peserta tetap dikenakan biaya sesuai ketentuan Tahura Sultan Adam Sultan Adam Mandiangin.

8. Seluruh biaya pendaftaran tidak dapat dikembalikan dan Penyelenggara berhak menolak pendaftaran bagi siapapun yang memberikan informasi palsu, tidak melakukan pembayaran yang semestinya, atau gagal memenuhi persyaratan lomba.

III. TATA TERTIB DAN PERATURAN LOMBA

1. Pendaftaran/Slot lomba serta bib tidak dapat dialihkan.

2. Penyelenggara berhak untuk mendiskualifikasi peserta yang menggunakan nomor bib tidak sesuai dengan data saat pendaftaran/pemalsuan.

3. Peserta diwajibkan selalu menggunakan nomor bib saat perlombaan dan dipasang di bagian depan badan atau yang mudah terlihat oleh panitia.

4. Setiap peserta yang mengikuti lomba tanpa menggunakan nomor bib resmi yang diberikan kepadanya dapat diberhentikan dan didiskualifikasi dari lomba.

5. Penyelenggara berhak untuk mendiskualifikasi atau mengecualikan peserta (dari segala kompetisi) yang telah memberikan data dan informasi yang tidak benar atau diperkirakan telah mengkonsumsi makanan/minuman/obat yang dilarang. Penyelenggara tidak wajib mengembalikan biaya pendaftaran.

6. Peserta wajib menghentikan lomba segera setelah jika diminta oleh struktur utama kepanitiaan (Race Director/Medical Director/Weather & First Major Director).

7. Peserta dilarang menggunakan Pacer tidak terdaftar untuk berlari bersama di rute lomba yang sudah disiapkan.

8. Cut-off Time (CoT) untuk kategori 35K selama 9 (sembilan) jam (dari Gun Time), Kategori 20K selama 6 (enam) jam (dari Gun Time) dan kategori 10K selama 4 (empat) jam (dari Gun Time). Seluruh peserta harus dapat menyelesaikan lomba di bawah waktu CoT dari setiap kategori. Bagi peserta yang menyelesaikan lomba melampaui waktu CoT TIDAK akan mendapatkan medali penamat (untuk semua kategori). Informasi terkait CoP (Cut-off Point) akan diinformasikan secara resmi melalui Sosial Media/Website ; @trailmates @trailmatesrace / www.trail-mates.com.

9. Pihak pemenang, atau pihak berpotensi menang, dapat mengajukan keberatan dalam waktu 1 (satu) jam secara tertulis yang diserahkan kepada Race Director dengan jaminan sebesar Rp. 5.000.000,00 (tidak dapat dikembalikan jika keberatan dianggap sah) sesudah hasil diterbitkan atau sesudah hadiah diberikan, hal mana yang timbul lebih dahulu.

10. Penyelenggara tidak bertanggung jawab apabila terdapat Peserta yang kehilangan dan/atau mengalami kerusakan atas barang bawaan ataupun kendaraannya di area Race Central ataupun sepanjang rute lomba. Semua penuh menjadi tanggung jawab dari peserta terdaftar.

11. Setiap peserta yang mengikuti lomba WAJIB menjaga kelestarian dan ekosistem alam sepanjang rute, tidak boleh membuang sampah sembarangan, termasuk tidak merusak properti yang terdapat dalam lintasan.

12. Direkomendasikan menggunakan peralatan atau perlengkapan yang mendukung pelestarian alam, seperti soft flask/foldable cup.

13. Peserta dilarang menggunakan produk seperti spray serangga atau bahan kimia lainnya yang dapat mencemari lingkungan selama acara berlangsung.

14. Dilarang membawa atau menyalakan api di sepanjang jalur lomba untuk menghindari potensi kebakaran hutan.

15. Bertanggung Jawab pada limbah peralatan. Jika peralatan seperti sepatu atau pakaian robek, peserta wajib membawa kembali limbah tersebut dan tidak meninggalkannya di jalur.

IV. SYARAT DAN KETENTUAN PESERTA

1. Peserta Trail Mates Race 2026 WAJIB berusia 18 tahun atau lebih saat hari perlombaan (12 April 2026). Peserta yang berumur di bawah ketentuan pada hari perlombaan, maka dilarang untuk mendaftarkan diri.

2. Peserta yang ingin mendaftar Trail Mates Race 2026 DIREKOMENDASIKAN memiliki asuransi jiwa (Memberi perlindungan finansial bagi keluarga jika tertanggung meninggal atau cacat total).

3. Penyelenggara berhak melakukan verifikasi atas usia peserta sebelum dan sesudah lomba. Pengecualian atas hal ini hanya dapat dilakukan berdasarkan persetujuan Penyelenggara.

4. Peserta WAJIB menyerahkan Surat Keterangan Sehat yang ditanda tangani oleh Dokter sebelum perlombaan sebagai syarat mengikuti perlombaan.

5. Peserta wajib menunjukan Mandatory Gears saat pengambilan Racepack Collection atau paket perlombaan sebagai syarat mengikuti perlombaan.

6. Penyelenggara berhak untuk mendiskualifikasi bagi peserta yang tidak memenuhi syarat perlombaan.

7. Penyelenggara berhak menutup pendaftaran jika seluruh kuota peserta telah terisi penuh, baik untuk early bird maupun normal price.

8. Peserta yang mengikuti lomba adalah peserta yang telah melakukan registrasi melalui website www.trail-mates.com Pemindah tanganan dan/atau praktek jual-beli pendaftaran lomba tidak diperbolehkan tanpa konfirmasi atau persetujuan dari penyelenggara. Penyelenggara berhak untuk melakukan pembatalan pendaftaran kepesertaan apabila ditemukan indikasi pemindahan tanganan dan/atau penjualan registrasi ini.

9. Biaya pendaftaran tidak dapat diminta kembali (non-refundable).

10. Penyelenggara berhak untuk membatasi dan menolak pendaftaran tanpa alasan.

11. Penyelenggara berhak untuk menolak pendaftaran jika pendaftar memberikan informasi yang salah, tidak melakukan pembayaran atau gagal memenuhi persyaratan yang ditentukan dalam form pendaftaran.

12. Penyelenggara berhak untuk membatalkan lomba bila terjadi kondisi di luar kekuasaan Penyelenggara, antara lain kejadian alam luar biasa, hujan deras, petir, wabah, huru hara atau kondisi apapun yang menurut Penyelenggara  membahayakan peserta.

13. Jika lomba dibatalkan karena alasan di luar kekuasaan Penyelenggara, sebagaimana disebutkan di point 11 (sebelas) di atas, Penyelenggara tidak akan mengembalikan biaya pendaftaran yang telah diterima  dan Penyelenggara tidak bertanggung jawab atau kewajiban apapun atas hal tersebut.

14. Olahraga lari trail termasuk kategori olahraga ekstrem, bukan olahraga yang tidak memiliki risiko dan karenanya masing-masing peserta WAJIB memastikan bahwa kondisi kesehatannya sehat secara fisik-mental sebelum dan pada saat berpartisipasi dalam lomba.

15. Masing-masing Peserta bertanggung jawab atas kondisi kesehatannya masing-masing dan dengan mengikuti lomba, peserta dianggap sudah memahami risiko dari lomba.

16. Masing-masing Peserta sepenuhnya menyadari bahwa ketika berpartisipasi dalam kegiatan luar ruangan seperti perlombaan ini, keselamatan Anda bergantung pada keterampilan dan kemampuan Anda sendiri.

17. Penyelenggara tidak berkewajiban untuk menyematkan atau memberikan status sebagai Finisher kepada peserta status DNF (Did Not Finish) atau DNS (Did Not Start) Status DNF (Did Not Finish) diberikan kepada peserta yang:

• Menghentikan lomba secara sukarela

• Ditarik dari lomba oleh tim medis atau panitia

• Tidak dapat melanjutkan lomba karena Cut-Off Time

18. Masing-masing Peserta yang keluar atau mengundurkan dari dari lomba di lintasan, segera melakukan evakuasi mandiri ke titik evakuasi atau Water Station terdekat. Kemudian, menunggu informasi selanjutnya untuk evakuasi non-urgent ke Race Central dengan menggunakan kendaraan. Tingkat urgenitas lebih tinggi akan diprioritaskan secara durasi dan transportasi.

19. Penyelenggara tidak bertanggung jawab atas cidera, hilang arah (tersesat) ataupun KEMATIAN yang timbul selama atau sesudah lomba yang dialami oleh peserta yang tidak memenuhi kondisi tersebut diatas.

20. Penyelenggara berhak untuk tidak mengizinkan atau mendiskualifikasi peserta yang diketahui atau diduga tidak fit untuk mengikuti lomba.

21. Penyelenggara berhak untuk mendiskualifikasi peserta dan/atau membatalkan hasil lomba sebagai akibat dari adanya pelanggaran yang selanjutnya penyelenggara tidak wajib mengembalikan biaya pendaftaran dalam hal tersebut.

22. Seluruh Peserta DIWAJIBKAN mengikuti Technical Meeting secara online/offline yang diselenggarakan oleh Panitia pada tanggal (yang akan diinformasikan lebih lanjut) pukul (yang akan diinformasikan lebih lanjut) WITA agar mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai rute lomba, safety dan hal teknis lomba lainnya.

23. Bagi Peserta yang terlambat tetap diperkenankan mengikuti perlombaan melalui titik start yang telah ditentukan maksimal 15 menit setelah Flag-Off sesuai dengan kategori yang diikuti peserta, tapi Cut-off Time (CoT) tetap berlaku sesuai dengan kategori peserta (Berdasarkan Gun Time).

24. Rekaman video, foto, artikel, hasil perlombaan, dan lain-lain dalam rangka event Trail Mates Race dapat digunakan dan/atau ditampilkan oleh penyelenggara kegiatan pada media surat kabar, televisi, majalah, internet, pamflet, file digital ataupun media elektronik lain dalam rangka pemberitaan dan promosi tanpa harus persetujuan peserta dan menjadi mutlak milik penyelenggara.

V. KUALIFIKASI DAN KLASIFIKASI LOMBA

1. TRAIL MATES RACE 2026 berlaku untuk WNI & WNA.

2. Lomba terbuka untuk pria dan wanita berusia 18 tahun atau lebih pada hari perlombaan, yang dalam keadaan sehat secara fisik dan mental.

3. Terdapat kualifikasi peserta yang diperlukan, untuk kategori 35K, 20K dan 10K. Detail akan dijelaskan di poin selanjutnya. Mohon diperhatikan bahwa Trail Mates Race 2026 memiliki rute yang tidak mudah, pelari WAJIB mempersiapkan diri secara fisik dan psikologis, serta membekali diri dengan kemampuan teknis dasar di alam terbuka seperti navigasi, pertolongan pertama kedawatdaruratan dan sangat disarankan untuk membaca lebih lanjut ketentuan perlombaan hingga spesifikasi rute yang akan diikuti.

4. Kualifikasi bagi calon Peserta Kategori 35KM : MINIMAL pernah berlari atau mengikuti Trail Running Event dengan Official Result Time (yang berlaku max. 2 tahun sebelum Race Day Trail Mates Race 2026) di jarak 20 KM atau Road Running dengan jarak 42 KM (Marathon), link disematkan pada saat registrasi yang selanjutnya dilakukan verifikasi oleh tim penyelenggara.

5. Kualifikasi bagi calon Peserta Kategori 20 KM : MINIMAL pernah berlari atau mengikuti Trail Running Event dengan Official Result Time (yang berlaku max. 2 tahun sebelum Race Day Trail Mates Race 2026) di jarak 10 KM atau Road Running dengan jarak 21 KM (Half Marathon), link disematkan pada saat registrasi yang selanjutnya dilakukan verifikasi oleh tim penyelenggara.

6. Kualifikasi bagi calon Peserta Kategori 10KM : MINIMAL pernah berlari atau mengikuti Trail Running Event dengan Official Result Time/link apps running tracker (yang berlaku max. 2 tahun sebelum Race Day Trail Mates Race 2026) dengan jarak 5 KM atau Road Running dengan jarak 10 KM, link disematkan pada saat registrasi yang selanjutnya dilakukan verifikasi oleh tim penyelenggara

7. Penyelenggara memiliki hak eksklusif untuk menyetujui/menolak pendaftaran, termasuk hak untuk memberikan dispensasi (dengan pertimbangan yang cermat) bagi yang tidak memenuhi kriteria kualifikasi.

8. Setiap Peserta akan mendapatkan gelang penanda dengan warna yang berbeda dan jumlah yang berbeda sesuai dengan kategori peserta lomba, Akan diinformasikan lebih lanjut melalui Sosial Media/Website resmi/Technical Meeting online-offline Trail Mates Race 2026. 

9. Apabila ditemukan Peserta tidak dapat menunjukkan Gelang Penanda dengan jumlah dan warna yang telah ditentukan oleh Penyelenggara kepada tim verifikasi pada garis finish, akan didiskualifikasi dan tidak berhak dengan medali finisher, termasuk kepada Peserta Pemenang atau berpotensi Pemenang.

10. Setiap Peserta, terutama Peserta yang berpotensi pemenang (Potential Winner) akan dilakukan verifikasi oleh tim verifikasi terhadap kesesuaian data identitas diri termasuk data pada nomor bib, maka dari itu sangat disarankan membawa identitas diri pada saat lomba berlangsung

VI. Bib Number/Nomor Bib

1. Seluruh peserta akan menerima nomor bib. Peserta wajib untuk mengenakan nomor bib sesuai dengan petunjuk yang ditetapkan oleh Penyelenggara.

2. Waktu tembakan (gun time) adalah waktu yang digunakan untuk menentukan hadiah utama dan penentuan finisher hingga CoP/CoT.

3. Peserta diwajibkan untuk selalu memakai nomor bib dengan benar sesuai ketentuan dari penyelenggara mulai dari garis start hingga melewati garis finish.

4. Peserta yang menggunakan lebih dari satu nomor bib akan didiskualifikasi dan catatan waktunya tidak akan direkam serta dipublikasikan/diberikan status DSQ.

5. Peserta yang kehilangan nomor bib akan didiskualifikasi dan tidak dianggap sebagai finisher.

VII. PERUBAHAN KETENTUAN LOMBA

1. Penyelenggara berhak untuk mengubah, menambah, mengurangi atau mengesampingkan ketentuan lomba.

2. Peserta akan terikat atas segala perubahan ketentuan yang ditetapkan Penyelenggara.

3. Kegagalan dalam memenuhi ketentuan, beserta perubahannya, dapat mengakibatkan diskualifikasi dan pencabutan hadiah dan catatan waktu

VIII. PENGAWASAN RUTE LOMBA

1. Setiap peserta wajib berlari sesuai rute yang sudah ditentukan oleh penyelenggara.

2. Setiap peserta yang tidak mematuhi arahan, perintah, atau instruksi dari petugas lomba, petugas keamanan atau marshal (secara bersama-sama “Petugas”), atau peserta yang melakukan tindakan tidak sportif, atau tersinggung oleh tindakan atau ucapan dari Petugas, peserta-peserta atau penonton, dapat didiskualifikasi dari lomba oleh Penyelenggara.

3. Setiap peserta yang ditemukan oleh Petugas lapangan/Komite/Panitia atau perlengkapan pengawasan (Manual Backup/Bukti foto-video) yang memiliki keuntungan, yang tidak jujur dengan cara memperpendek rute lomba (“memotong jalur”) dari rute yang telah disediakan akan didiskualifikasi/status DSQ.

4. Seluruh Peserta lomba yang ditemukan oleh Petugas atau perlengkapan pengawasan ataupun Peserta lain dengan bukti yang cukup akurat membuang dan/atau meninggalkan sampah akan dengan pemotongan waktu 30 (tiga puluh) menit.

5. Seluruh Peserta lomba yang ditemukan oleh Petugas atau perlengkapan pengawasan ataupun Peserta lain dengan bukti yang cukup akurat merubah, memindahkan, merusak dan/atau menghilangkan penanda jalur akan didiskualifikasi dan tidak berhak sebagai finisher ataupun pemenang.

6. Bantuan medis oleh petugas medis resmi lomba tidak dianggap sebagai bantuan yang akan mengakibatkan peserta didiskualifikasi dari lomba. Jika peserta berada dalam kondisi tidak sehat pada saat atau sesudah lomba dan/atau menerima perhatian medis dari petugas medis resmi lomba, maka peserta tersebut wajib memberikan informasi kesehatan secara detail kepada Penyelenggara atau pihak yang diberi wewenang oleh Penyelenggara.

 IX. PEMBEBASAN TANGGUNG JAWAB

Peserta dengan ini mengesampingkan, membebaskan, menyatakan tidak akan menuntut Penyelenggara dan akan membebaskan Penyelenggara dan segala pihak yang berhubungan dengan Penyelenggara atas segala tanggung jawab, klaim, tindakan, atau kerugian yang mungkin timbul atau berhubungan dengan pendaftaran atau keikutsertaan Peserta pada event TRAIL MATES RACE 2026.